อาจจะกล่าวได้เลยว่าบริษัท สำนักงาน หรือบ้าน อื่นๆอีกมากมาย ต่างมีความต้องการที่จะสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นทางการพูดคุยหรือทางการส่งเอกสาร แต่ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยเพิ่มมากขึ้นกว่าแต่ก่อน ยุคใหม่ก็มีนวัตกรรมใหม่ๆเพิ่มมากขึ้น เช่น โทรศัทพ์ อินเตอร์เนต นั้นแระคือทางเลือกของเราที่หลกหลาย

โดยโทรศัพท์เราอาจจะได้เพียงคุย เนตส่งงานได้แต่ก็อาจจะต้องรอการปริ้นที่ไม่แน่นอนว่าจะสามารถปริ้นได้เลยในตอนนั้นหรือไม่อาจจะต้องรอส่งมา ซึ่งก็อาจจะใช้เวลานาน แต่ด้วยที่ต่างๆ อาจจะมีเครื่องโทรสารหรือนิยมเรียกสั้นๆ ว่า “แฟกซ์” (FAX) ได้มีการพัฒนาหลักการทำงาน มาจากเครื่องถ่ายเอกสาร หรือการถ่ายเอกสารจากที่หนึ่งส่งผ่านคู่สายโทรศัพท์ไปยังอีกที่หนึ่ง โดยเอกสารปลายทางที่ได้รับจะเหมือนเอกสารต้นทาง หลักการทำงานเบื้องต้น คือ เครื่องโทรสารที่ต้นทางจะทำการเปลี่ยนข้อมูลของเอกสารหรือภาพนิ่งต้นฉบับ ให้เป็นสัญญาณทางแสง จากนั้นสัญญาณทางแสงจะถูกเปลี่ยนให้เป็นสัญญาณทางไฟฟ้า โดยมีการเข้ารหัสข้อมูลแล้วส่งผ่านระบบสื่อสารไปยังปลายทางเครื่องโทรสารปลายทางเมื่อได้รับสัญญาณจะทำการเปลี่ยนจากสัญญาณทางไฟฟ้าให้เป็นสัญญาณทางแสงเพื่อใช้สร้างเอกสารหรือภาพนิ่งบนกระดาษที่เหมือนกับต้นฉบับ ซึ่งในบริษัท สำนักงาน ต่างก็จะมีเจ้าโทรสารตัวนี้ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการทำงานที่มากขึ้น